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办公用品管理制度和方法

发布日期:2019-06-28

办公用品管理制度和方法

    办公用品属于易消耗品,是公司全体员工办公必不可少的物品,为了节省能源,避免浪费,特制定本管理规定。

一、  办公用品申请

公司员工使用办公用品需提前向各部门负责人提出月度申购计划,各部门根据实际情况批准后交由公司董事长或总经理签字批准后方可采购。

二、  采购及供应商的选择

办公室主任或人事行政部门根据领导批准的采购计划进行采购,严格把控所购物品的质量,筛选优质的、正规的办公用品公司,尽量能满足,上门服务好,产品质量过硬,价格合理,可开具正规发票的供应商,签订长期采购合同。

三、管理和发放

1、办公用品由办公室主任或人事行政部门统一保管,并指定保管人,按各部门申请的物品数量进行分类管理。

2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续,保管人根据采购价格核定物品单价,计入领用部门(人)费用,并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。

3、各部门应指定专人领取办公用品,并在办公用品领用表上签字。

四、各部门费用核定及有关规定

1、各公司各部门应按总部核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品,确因工作需要超标领用的,应经分管领导签字同意。

2、核定的费用实行增人增费、减人减费,各部门增人或减人,其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。

3、各部门因特殊情况需增加费用的,应以书面形式报批,经分管领导审核后,由总经理特批,并报请总部增加该项费用。

4、办公用品使用实行月统计年结算,截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表,财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除,节约费用计入下年度使用。

5、各公司可根据总部下达的办公用品定额自主确定各部门及各使用人的办公用品使用标准。

五、其它规定

1、各部门要控制和合理使用办公用品,杜绝浪费现象。签字笔、笔芯、剪刀、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。

2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿,否则不予办理有关手续。

3、办公设备的耗材及维修费用。(1)电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用,总部另定定额标准。属多个公司共用的,按集团总部规定的标准进行分摊;属各部门或个人保管使用的,计入所在公司定额费用。(2)耗材包括:打印纸、复印纸,激光打印机碳粉、硒鼓,针式打印机色带,喷墨打印机墨盒(水),复印机碳粉,传真纸,鼠标,键盘等;其申购由设备使用部门(人)负责,并经总经理批准,属多个公司共用的,由指定管理公司的人事行政部门负责申购。(3)办公设备的报修参照耗材申购程序办理。

六、此管理质量请各部门相互转告,共同遵守,严格执行。 

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